5 tactical steps to create an automated onboarding process (while keeping your culture intact)

par
Tina Eaton
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Le manque d'efficacité en matière d'intégration à une incidence directe sur la décision de quitter l'entreprise chez au moins 15 % des employés.

Graphique illustrant les raisons pour lesquelles les employés quittent rapidement leur entreprise

En outre, la Society for Human Resource Management estime que les employeurs dépensent l'équivalent de six à neuf mois du salaire d'un employé pour trouver et former la personne qui le remplacera.

Sans compter que, selon les spécialistes du recrutement et de l'intégration d'iCMIS, le taux de rotation est trois fois plus élevé chez les nouveaux employés qui ont suivi un processus d'intégration manuel que chez ceux qui ont bénéficié d'un processus automatisé.

Mais assez de mauvaises nouvelles. Sur une note plus positive, sachez que vous pouvez inverser la tendance et toutes ces statistiques démoralisantes en optant pour l'intégration tactique.

iCMIS révèle également qu'un programme d'intégration adapté peut faire baisser le taux de rotation de 44 % à seulement 14 %, tout en permettant aux nouveaux arrivants d'être productifs 33 % plus rapidement.

En outre, sur les 80 % d'employés qui décident au cours des six premiers mois s'ils souhaitent rester à long terme dans l'entreprise, près de 70 % choisissent de rester plus de trois ans s'ils ont bénéficié d'un processus d'intégration solide.

Graphique montrant au bout de combien de temps les personnes ayant démissionné ont quitté leur entreprise au cours des six premiers mois

Le constat est clair : une intégration efficace des employés peut profiter à toutes les sphères de l'entreprise. Cependant, la situation n'en sera que plus complexe pour les employés des ressources humaines et des autres services qui se retrouvent noyés sous une paperasse sans fin et des processus d'intégration manuels chronophages. Voilà un bel argument en faveur de la transformation digitale des RH.

Suivez nos conseils tactiques et découvrez comment automatiser un protocole d'intégration rentable et évolutif qui allège les tâches administratives, améliore la rapidité et la transparence, et optimise la productivité des nouvelles recrues à leur arrivée et pour les années à venir.

Pourquoi il est temps d'automatiser le processus d'intégration ?

Il est évidemment facile de réfléchir au coût et aux efforts nécessaires pour opérer une refonte complète des processus RH et de se dire que c'est “trop cher”. Selon nous, c'est le fait de ne pas opérer cette refonte qui coûterait “trop cher”.

Voyons ce qu'une entreprise de taille moyenne pourrait économiser si elle embauchait une centaine d'employés chaque année en remplaçant la paperasse obsolète par un processus d'intégration automatisé.

On estime qu'un membre des RH a besoin d'environ deux heures pour procéder à l'intégration d'un nouvel employé, ce qui inclut la personnalisation et l'impression des documents d'accueil, l'envoi des formalités à remplir (qui nécessitent souvent une ou plusieurs relances) ainsi que la vérification et la saisie manuelle de toutes ces informations dans les bases de données et les systèmes de l'entreprise.

Si le workflow est automatisé, cette même personne peut procéder à l'intégration des nouveaux employés en seulement 15 minutes grâce à des modèles, à des automatisations et à une technologie intelligente qui permet le remplissage automatique, le formatage conditionnel et l'acheminement des données directement des formulaires vers les bases de données sans aucune (re)saisie manuelle des données.

Avec une économie estimée à 1,75 heure pour chacun des 100 nouveaux employés, l'intégration automatisée peut faire gagner 175 heures de travail par an à votre équipe RH ! Imaginez tout ce qu'elle pourrait accomplir avec tout ce temps gagné?

Convertissons maintenant toutes ces heures de travail économisées en argent.

Selon Glassdoor, le salaire de base moyen d'un généraliste RH aux États-Unis est d'environ 56 000 dollars par an. Ainsi, pour 175 heures économisées à un taux horaire de 28 $ (56 000 $/2 000 heures de travail et deux semaines de congés), le montant des économies s'élève à 4 900 $ par an.

Il s'agit là d'une estimation assez prudente de ce que vous pourriez économiser sur les coûts de main-d'œuvre au niveau des ressources humaines. En fonction de votre entreprise, ces économies peuvent être bien plus impressionnantes encore, surtout si vous êtes en train de développer votre activité. Ajoutez à cela les économies réalisées en réduisant les délais et les coûts de recrutement et vous obtenez une addition assez intéressante.

Vous vous souvenez de toute cette paperasse que les RH devaient traiter ? Imaginons qu'il faut environ deux heures à une nouvelle recrue pour remplir tous ces documents. Tout comme pour les RH, l'automatisation du processus d'intégration permet également de réduire à seulement 15 minutes le temps nécessaire à un nouvel employé pour effectuer toutes les formalités administratives.

Si 100 employés consacrent chacun 1,75 heure de moins au processus d'intégration, l'automatisation vous permettra d'économiser 175 heures par an.

Parlons à nouveau d'argent. Si vos nouveaux employés perçoivent un salaire annuel moyen de 44 500 $ (soit 22,25 $ de l'heure) aux États-Unis et passent 175 heures de moins à remplir des formulaires papier, les gains de productivité s'élèvent à 3 893,75 $.

Même en restant très prudent dans les estimations, une petite ou moyenne entreprise qui accueille environ 100 nouveaux employés par an peut réaliser près de 10 000 $ d'économies annuelles.

Si vous hésitez à automatiser votre processus d'intégration car vous craignez que ce ne soit pas rentable sur le plan financier, nous sommes persuadés que c'est plutôt l'absence d'automatisation qui vous coûtera aujourd'hui le plus cher, et tout converge en ce sens.

Si l'automatisation du processus d'intégration est synonyme d'importantes économies, elle offre également de nombreux avantages opérationnels.

Éliminer les frictions et les abandons tout au long du processus d'intégration des employés

Il est rare que vous puissiez vous entretenir directement avec un nouvel employé ou sous-traitant qui rencontre des difficultés d'intégration. Par contre, vous rencontrerez probablement des frictions qui peuvent conduire au mécontentement et au départ de certains collaborateurs.

Vous devez être extrêmement explicite quant aux informations que vous partagez avec vos nouveaux collaborateurs et à la manière dont vous les partagez. Un workflow automatisé vous permet de simplifier et de rationaliser le processus d'intégration afin que les nouveaux employés se mettent plus rapidement au travail avec le moins de frustration possible.  

Automatiser pour rendre le processus d'intégration reproductible et évolutif

L'un des principaux avantages de l'automatisation, peu importe l'activité, est qu'elle simplifie considérablement la prochaine itération, puis la suivante, et ainsi de suite. Si votre entreprise est en phase de croissance ou présente un taux de turnover élevé, le fait d'automatiser l'intégration des employés va lui permettre d'évoluer aussi rapidement que nécessaire et selon les besoins, sans mettre en difficulté les équipes des ressources humaines.

Améliorer la transparence et la rapidité du processus d'intégration

En regroupant tous les documents d'intégration dans un workflow unique, vous savez à tout moment ce qui est fait et reste à faire pour chacun des nouveaux employés qui bénéficient quant à eux d'une expérience complète et cohérente.

En outre, les logiciels d'intégration automatisée invitent automatiquement les personnes à passer à l'étape suivante du workflow et envoient des rappels lorsqu'elles ne le font pas, ce qui accélère considérablement le processus.

Automatiser l'intégration des employés pour réduire les coûts

La lenteur de la paperasse administrative, c'est un peu comme le bol de chips que vous dévorez après un footing. Cela anéantit les efforts mobilisés jusqu'à présent et éloigne l'entreprise de ses objectifs, quelle que soit sa taille. Automatisez votre processus d'intégration pour éliminer instantanément le temps et le gaspillage associés aux centaines de promesses d'embauche, de déclarations d'avantages sociaux, de contrats de travail ou encore de coordonnées bancaires.

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5 conseils pour automatiser votre processus d'intégration sans compromettre la culture d'entreprise

L'automatisation ne vise pas à supprimer l'âme et la culture de votre entreprise. Bien au contraire, elle vous redonne le temps et l'énergie dont vous avez besoin pour soutenir cette culture. La culture attire et fidélise les talents afin que vous puissiez atteindre des objectifs commerciaux toujours plus exigeants.

Une étude de l'Université de l'Iowa a révélé que les employés qui adhèrent à la culture de l'entreprise sont plus satisfaits, plus performants et plus susceptibles de rester dans l'entreprise. Des programmes d'intégration efficaces qui mettent l'accent sur la transmission de la culture d'entreprise augmentent les taux de rétention de 25 % et de productivité de 11 %.

Alors, comment créer un processus automatisé d'intégration des employés et le faire évoluer en restant fidèle aux valeurs de l'entreprise ? Voici cinq étapes clés à suivre.  

1. Faites le point sur votre situation et sur ce que vous pouvez (ou non) automatiser

Puisqu'il faut bien commencer quelque part, la première étape consiste à lister ce que vous avez, ce que vous n'avez pas, et comment améliorer les choses.

Commencez par documenter votre processus actuel. Quelles tâches manuelles peuvent être automatisées et inversement ? Certaines étapes méritent-elles d'être supprimées ou réorganisées ? Pour bien comprendre ce qu'impliquent l'automatisation et la gestion des différentes tâches du processus, et la manière dont elles sont liées, prenez le temps d'en discuter avec les personnes concernées.  

Image montrant différentes statistiques sur l'intégration des employés

2. Éliminez la paperasse

Selon une enquête ADP menée sur 1 500 employés, responsables et professionnels des RH, 80 % des services RH exigent encore que les documents d'intégration soient remplis en personne. Moins de 12 % des employés peuvent accéder aux documents d'intégration à partir d'un appareil mobile, alors que la moitié d'entre eux utilisent leur téléphone pour envoyer leur candidature.

Les calculs ne sont pas bons.

Chez Dropbox Sign, nous nous efforçons d'améliorer l'efficacité de nos clients. Nous ne pensons pas que pour résoudre les workflows documentaires actuels, il suffit de convertir des pavés de 15 pages en PDF de 15 pages. Mais avec les workflows proposés par des produits comme Dropbox Sign, les nouveaux employés peuvent remplir les formalités d'embauche en ligne.

Pour automatiser davantage votre processus, Dropbox Forms permet d'assembler toute une série de documents dans un seul workflow intelligent. Des centaines de pages peuvent être converties en une petite série de champs de données intelligents. L'erreur humaine et la saisie de données répétitives sont éliminées grâce à la logique conditionnelle, à la validation des données et à une fonctionnalité de mappage qui garantit que les données vont là où vous en avez besoin.

A mobile phone with the Dropbox Forms application on screen



Nos produits vous assurent également une sécurité de pointe, des pistes d'audit détaillées, une authentification rigoureuse et des protocoles de conformité stricts pour renforcer la légalité et la sécurité de vos workflows en ligne.

Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

Graphique des dépenses associées à la formation entre 2012 et 2017

3. Développez des modules de formation numérique

Selon le rapport 2017 sur le marché de la formation publié par Training Magazine, les États‑Unis ont dépensé plus de 90 milliards de dollars pour la formation des employés en 2017. Le coût moyen de la formation pour les grandes entreprises s'élevait à 17 millions de dollars. Les entreprises de taille moyenne ont déboursé en moyenne 1,5 million de dollars, alors que les petites entreprises ont dépensé au moins 1 million de dollars. Sans surprise, le temps consacré à la formation a également augmenté entre 2016 et 2017.

S'il est vrai que la formation est un poste de dépense important, elle est toutefois essentielle. Pour les entreprises, la meilleure solution consiste donc à la digitaliser.


Tout comme les documents d'accueil, les documents de formation peuvent être convertis en workflows en ligne. En outre, les logiciels créés spécifiquement pour la formation des équipes peuvent être personnalisés pour permettre aux nouveaux employés d'avancer à leur propre rythme. Digitalisez la formation incluse dans le processus d'intégration pour mettre les nouvelles recrues à l'aise et réduire le nombre d'heures de formation ainsi que les coûts d'intervention des formateurs. Enfin, la formation digitale est particulièrement utile dans les secteurs où les normes de conformité exigent que la formation soit soigneusement documentée.   

4. Regroupez tout dans une liste de tâches d'intégration universelle

Si le fait d'automatiser les formalités de recrutement permet d'éviter de nombreux allers-retours chronophages à toute l'équipe, il existe encore de nombreuses autres tâches qui doivent être effectuées dans un certain ordre, en ligne et hors ligne, pour obtenir les meilleurs résultats possibles.

Vous avez sûrement déjà fait le point sur les tâches que vous pouviez automatiser ou non. Il est maintenant temps de regrouper tous ces éléments importants dans un protocole d'intégration qui s'appliquera pour chaque nouvelle recrue.

Votre liste méritera d'être personnalisée, mais voici déjà quelques étapes de base à suivre :

  • Une fois que la décision d'embauche est prise, déclenchez le processus de bienvenue qui comprend notamment la promesse d'embauche, les documents d'intégration ou encore l'invitation à accéder au portail des employés. Le tout doit être organisé selon une logique conditionnelle pour s'assurer que les tâches sont accomplies dans le bon ordre.
  • Demandez au service informatique de configurer les logiciels, les ordinateurs et les autorisations dont la nouvelle recrue aura besoin.
  • Une fois la partie informatique résolue, assurez-vous que le bureau est prêt et accueillant. Vous pouvez par exemple vous connecter aux logiciels installés pour y créer des tâches simples qui aideront l'employé à se mettre dans le bain.
  • Programmez une visite des bureaux et les réunions importantes le premier jour. Si vous craignez d'en faire trop, sachez que Robert Half & Associates a constaté que près de 90 % des nouveaux employés souhaitaient rencontrer leur responsable et que plus de 80 % voulaient être officiellement présentés à leurs collègues dès le premier jour.
  • Outre ces réunions en personne, assurez-vous que la personne responsable du nouvel employé a préparé sa fiche de poste, ses objectifs et ses responsabilités, et que ces informations correspondent aux attentes du candidat recruté.
  • Établissez des points de contact à des moments clés de l'intégration de l'employé, par exemple, au bout d'une semaine, d'un mois, de trois mois, etc.

Évidemment, cette liste de conseils n'est pas exhaustive. Pour en savoir plus, consultez notre guide pour créer le meilleur protocole d'intégration sans compromettre la culture d'entreprise.

Illustration d'une jauge de carburant avec une citation de Duncan Tait

5. Recueillez des données (et des avis en temps réel)

Si les formulaires numériques sont plus efficaces et plus faciles à utiliser, ils sont également très pratiques pour recueillir un très grand nombre de données au même endroit en vue de les analyser. Ces données renseignent sur les caractéristiques démographiques de votre lieu de travail, les points forts et les points faibles des équipes, et bien plus encore. Elles vous aideront dans vos tâches de planification, de la feuille de route stratégique aux commandes de réapprovisionnement.

Outre les commentaires collectés numériquement, nous vous conseillons d'aller directement au contact des équipes pour recueillir leurs impressions. Pourquoi ? Presque 40 % des employés déclarent qu'ils n'essaient même plus de communiquer lorsqu'ils ont l'impression que leurs responsables ignorent leurs idées. Le simple fait de demander à quelqu'un son opinion et de l'écouter, peut grandement aider à fidéliser son personnel et à accroître la productivité.

Ajoutez le recueil d'avis au protocole d'intégration afin de prendre l'habitude de demander régulièrement aux employés si tout se passe bien.

Trois façons d'accueillir les employés avec Dropbox Sign

Dropbox Sign vous offre toutes les options dont vous avez besoin, que vous souhaitiez tâter le terrain ou directement vous lancer dans l'intégration automatisée.

1. Créez et déroulez le protocole d'intégration avec Dropbox Sign

Pour commencer rapidement à intégrer vos employés en ligne, choisissez l'un de nos forfaits transparents et abordables. En un rien de temps, vous pourrez créer des modèles réutilisables des documents d'intégration (comme des formulaires fiscaux, des accords de confidentialité, des contrats, des guides pour les employés, etc.), diffuser facilement l'information parmi les membres de l'équipe et commencer à envoyer des documents aux nouveaux employés pour signature.

2. Intégrez le processus de recrutement automatisé avec Dropbox Sign API

Intégrez des flux d'intégration dématérialisés et personnalisables directement dans votre site Web, votre application et vos systèmes existants grâce à Dropbox Sign API. Adoptez et personnalisez nos fonctionnalités en fonction de vos besoins et renforcez l'image de votre marque grâce à nos options de marque blanche.

3. Créez un processus d'intégration intelligent avec Dropbox Forms

Avec Dropbox Forms, les documents papier habituels à remplir sont remplacés par des workflows en ligne intelligents sans PDF difficiles à lire. Les informations saisies se reportent automatiquement dans les champs qui se répètent, la logique conditionnelle modifie les questions en fonction des réponses précédentes et la validation des données vérifie en temps réel que les informations saisies sont exactes. Toutes ces données sont directement importées dans vos bases de données RH, ce qui vous permet d'y accéder et de les partager à tout moment, sans avoir à les saisir à nouveau manuellement.

En intégrant Dropbox Forms, vous réduisez les frictions et le taux d'abandon, et permettez aux nouveaux collaborateurs de se mettre rapidement au travail, quels que soient les appareils et les systèmes d'exploitation utilisés.

Découvrez comment Instacart a utilisé Dropbox Forms pour inclure l'intégration dans leur workflow et accélérer de 270 % le processus de candidature des sous-traitants.

Il est temps de transformer les RH en optimisant l'intégration des employés 

Automatiser ne signifie pas transformer votre bureau en une rangée de robots qui ne communiquent pas entre eux. Cela consiste à éliminer les tâches redondantes et manuelles du quotidien afin que vous puissiez échanger et travailler sur ce qui va réellement faire progresser l'entreprise.

Illustration showing the Dropbox Sign signing experience on mobile devices

Que vous optiez pour l'une des puissantes plateformes de Dropbox Sign ou un autre logiciel d'automatisation des workflows, vous tirerez de nombreux avantages et augmenterez vos économies en suivant nos 5 conseils pour créer un processus d'intégration savamment automatisé.

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