Des chercheurs ont découvert que la majorité des professionnels ne consacrent qu'1 minute et 15 secondes par tâche en moyenne avant d'être interrompus. Pire : il faut parfois jusqu'à 25 minutes à un employé pour reprendre une tâche après une telle interruption.

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Au niveau de l'entreprise, ces perturbations sont à l'origine d'une baisse de la productivité de 40 %, ce qui entraîne des erreurs dont l'impact sur l'économie internationale est estimé à 450 milliards de dollars par an.

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Quelle en est la raison ? Ce phénomène tient en grande partie à la myriade d'outils logiciels que nous utilisons chaque jour et qui nous oblige à passer constamment d'une application à l'autre pour accomplir les tâches les plus simples.

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Chez HelloSign, nous nous sommes donné pour mission de concevoir des workflows pour les contrats dans les applications que vous utilisez déjà. C'est pour cette raison que nous lançons cette intégration avec Microsoft SharePoint.

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Désormais, les utilisateurs de SharePoint pourront rester concentrés plus longtemps sur leurs tâches et les terminer plus rapidement.

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Avantages de l'intégration HelloSign for SharePoint

L'intégration HelloSign for SharePoint est conçue pour offrir une fonctionnalité de signature électronique efficace, juridiquement contraignante et sécurisée, accessible sans quitter votre workflow SharePoint.

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Décuplez l'efficacité de votre workflow SharePoint

L'intégration HelloSign for SharePoint vous permet de limiter les sources de distraction et de ne pas contraindre vos équipes à improviser des solutions au coup par coup en ajoutant la fonctionnalité de signature électronique directement sur votre site SharePoint. Vous pouvez ainsi accéder à vos documents les plus importants et les plus utilisés et les exploiter sans changer d'application.

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Cerise sur le gâteau, l'intégration HelloSign for SharePoint permet à vos équipes d'effectuer les tâches suivantes :

• Sélectionner des documents directement dans SharePoint afin de les envoyer pour signature
• Accéder à des modèles de documents enregistrés dans SharePoint afin de les envoyer rapidement pour signature
• Sélectionner le dossier où le document signé sera stocké avant son envoi

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La même sécurité que SharePoint

L'un des principaux atouts de SharePoint est sa sécurité de pointe et ses fonctionnalités de conformité. Tout outil qui se connecte à votre site SharePoint doit donc bénéficier du même niveau de protection. C'est pour cette raison que HelloSign utilise des mesures de sécurité de pointe pour protéger chaque document. Entre autres :

• Une intégration directe avec SharePoint pour réduire le nombre de fois où vous devez déplacer des documents entre différentes applications, afin que ceux-ci restent à l'abri dans la bibliothèque de documents SharePoint.
• Des pistes d'audit qui enregistrent et ajoutent un horodatage à chaque transaction.
• Deux niveaux de chiffrement pour chaque document. Chaque document est chiffré à l'aide d'une clé DEK unique, elle-même chiffrée à son tour à l'aide d'une clé principale qui est changée régulièrement.

HelloSign for SharePoint vous permet d'envoyer et de demander des signatures où que vous soyez avec la certitude que vos documents sont protégés et sécurisés.

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Juridiquement contraignante par défaut

Aujourd'hui, les équipes ont besoin d'une solution de signature à distance pour leurs clients, fournisseurs et employés. Une telle solution est sans intérêt si elle n'est pas juridiquement contraignante.

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L'intégration HelloSign for SharePoint propose des signatures électroniques dont la valeur juridique est reconnue dans le monde entier. Vous disposez ainsi d'un moyen plus rapide et plus efficace que le stylo et le papier pour la signature de vos documents, quel que soit l'endroit, et sans en compromettre la dimension légale.

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À qui est destinée l'intégration HelloSign for SharePoint ?

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Administrateurs informatiques

Si votre équipe gère toutes ses licences de logiciels et ses bons de commande importants dans SharePoint, cette intégration lui facilitera grandement la vie.

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L'intégration HelloSign for SharePoint constitue une solution de signature électronique rapide et économique qui vous permet, ainsi qu'à votre équipe, d'envoyer, de signer et de stocker des documents avec une automatisation accrue. Grâce à l'intégration HelloSign, vous pouvez envoyer des bons de commande et des contrats de fourniture pour signature directement depuis le site SharePoint.

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Comme HelloSign est intégré à votre menu d’actions SharePoint existant, tous les fichiers restent stockés et organisés en toute sécurité dans SharePoint afin de faciliter la gestion et le contrôle des versions.

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Équipes marketing

Vous utilisez déjà SharePoint pour stocker vos ressources créatives, vos contrats avec les agences et vos formulaires de droit à l'image. Pourquoi ne pas vous en servir également afin d'envoyer ces documents pour signature ? SharePoint vous servira ainsi d'espace de stockage sécurisé et unique pour toutes vos opérations marketing.

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En intégrant HelloSign avec SharePoint, chaque fois que vous utilisez la photo d'une personne sur un support marketing, vous pouvez envoyer un formulaire de droit à l'image à signer directement depuis l'interface SharePoint.

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Quant au flux ininterrompu de contrats d'agence, de factures et de cahiers des charges qui doivent être signés plusieurs fois par mois, l'intégration HelloSign vous permet d'envoyer rapidement des documents avec signature électronique juridiquement contraignante aux agences et de les récupérer en un temps record. Vous conservez ensuite vos documents signés dans un emplacement unique.

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Équipes RH

Vous utilisez SharePoint pour stocker des documents RH, automatiser l'accueil des nouveaux employés et effectuer des évaluations de performance parce que c'est un système sécurisé. Alors pourquoi prendre des risques en exportant de telles informations vers une autre application lorsque vous avez besoin d'une signature ?

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Avec l'intégration HelloSign for SharePoint, les équipes RH peuvent recevoir des signatures juridiquement contraignantes sur les propositions d'emploi, les formulaires d'accueil et les pièces administratives des employés directement à partir de leur site SharePoint. Ceci élimine les pertes de temps associées aux changements incessants d'applications. De plus, l'absence d'intervention manuelle réduit également le risque d'erreurs humaines.

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Équipes responsables des achats

Lorsque vous êtes chargé de proposer, d'analyser et de signer les bons de commande, les choses peuvent se compliquer rapidement, surtout dans un contexte de travail à distance. Voilà pourquoi la capacité qu'a SharePoint d'organiser et de stocker vos bons de commande est si précieuse. Mais tout cela tombe à l'eau si vous devez exporter ces documents vers une autre application pour les signer. Vous pouvez alors vous retrouver avec plusieurs versions du même contrat, risquer de faire des erreurs et perdre du temps à gérer les envois et réceptions de documents.

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L'intégration HelloSign for SharePoint résout ce problème. Plutôt que de passer d'une application à l'autre pour vérifier quels bons de commande sont à jour et lesquels sont en cours de traitement, bloqués ou terminés, vous pouvez envoyer les documents pour signature en toute sécurité directement depuis le site SharePoint. Vous disposez ainsi d'une source de référence unique pour chaque document lié aux achats : le site SharePoint.

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Adoptez l'intégration HelloSign for SharePoint pour vos signatures

De manière générale, les intégrations HelloSign, et notamment celle pour SharePoint, vous permettent de simplifier vos workflows. De Dropbox à Slack, en passant par les applications Google et les API, HelloSign est là quand vous en avez besoin, intégré aux outils que vous utilisez et appréciez déjà.

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