Flatlooker, une place de marché en ligne où se retrouvent locataires, propriétaires et gestionnaires immobiliers, réduit le délai de signature des contrats de location de 30 à seulement 10 jours grâce à HelloSign.
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Réduction de 20 jours dans les délais de réponse aux demandes de location
Traitement automatique de plus de 2 000 signatures par mois
Des milliers d'euros économisés par mois en coûts de travail manuel et de gestion
When it comes to renting property in France, the administrative tasks are burdensome for both tenants and landlords. So, in 2016, digital native real-estate agency Flatlooker set a path to change all that.
Flatlooker a identifié la nature fortement réglementée de ce marché imposant une quantité énorme de documents nécessitant signature, contresignature, mais aussi stockage sécurisé et gestion des pièces. “En France, depuis plusieurs centaines d'années, la gestion de ce processus a toujours exigé une intervention manuelle et administrative”, explique Nicolas Goyet, cofondateur et PDG de Flatlooker. “En somme, nous remplaçons cette intervention par une solution numérique.”
Pour faciliter, collecter et gérer numériquement les signatures des locataires et des propriétaires, Flatlooker avait déployé une solution autonome basée sur DocuSign, mais l'expérience client s'est avérée insatisfaisante.
“Lors de l'envoi de documents tels que des contrats ou des actes de caution, notre solution précédente employait des liens qui obligeaient le signataire à quitter notre plateforme et le redirigeaient vers un autre site Web pour apposer sa signature. Cette confusion au niveau des marques désorientait nos clients. Nous recherchions une solution ne détournant pas les clients de notre plateforme.”
C'est alors que le COVID‑19 est arrivé. Flatlooker est devenu la seule solution permettant aux gens de trouver des locations pendant le confinement. Cela lui a permis de bénéficier d'une importante croissance à laquelle cette start‑up a dû répondre en se dotant d'une nouvelle solution pour gérer les workflows de ses contrats. “Cette épidémie a réellement contribué à changer l'état d'esprit des gens habitués à louer un appartement selon les processus traditionnels. Avant, personne n'aurait eu l'idée de louer un appartement sans le visiter. Aujourd'hui, nos clients sont tout à fait satisfaits de nos visites virtuelles et des processus de signature de bail 100 % numériques.
Pour accompagner cette croissance, proposer un moyen plus simple de gérer les contrats et offrir une expérience client de premier ordre aux locataires et aux propriétaires, Flatlooker s'est mis en quête d'une nouvelle solution. La start‑up a trouvé HelloSign.
”Nous nous sommes rendu compte que HelloSign était facile à intégrer, que son prix était raisonnable et que la solution offrait des fonctionnalités intéressantes. Nous l'avons déployée sur quelques‑uns de nos flux de documents et avons immédiatement constaté que les choses se déroulaient de façon plus professionnelle. Sans compter que nos clients appréciaient ce nouveau processus.”
L'intégration initiale de HelloSign par Flatlooker a permis d'accueillir de nouveaux propriétaires sur sa plateforme. Des recherches approfondies lui ont fourni des pistes pour améliorer l'expérience utilisateur dans la dernière étape de son processus d'adhésion, lorsque les propriétaires doivent signer un contrat pour s'inscrire. “Nous devions impérativement offrir une expérience fluide aux propriétaires pendant le processus d'inscription. C'était souvent leur première interaction avec notre marque et il est important de faire bonne impression d'entrée de jeu. HelloSign nous a convaincus dans ce processus”, explique le PDG.
Grâce à une documentation très claire dans le langage de programmation le plus adapté, HelloSign API était facile à intégrer dans les worfklows de Flatlooker, et, lors des tests, s'est avérée plus rapide et a demandé moins d'efforts aux propriétaires pour remplir leur contrat que la solution essayée auparavant. “L'expérience utilisateur est bien meilleure. Avant, un utilisateur sur deux ne comprenait pas comment ni où signer", explique Nicolas Goyet. Cet apprentissage a montré la valeur de HelloSign et a incité Flatlooker à identifier d'autres cas d'utilisation dans son activité où il serait possible d'optimiser les opérations et les flux de documents.
Un autre aspect complexe à prendre en compte était la gestion de signatures multiples pour un même bien immobilier. Qu'il s'agisse d'un couple ou d'un appartement en colocation, le bail doit parfois être signé par tous les locataires. La prise en charge de plusieurs versions du même bail et le suivi des locataires qui avaient ou n'avaient pas encore signé prenait beaucoup de temps et consommait des ressources. Grâce à HelloSign API, les équipes de Flatlooker peuvent désormais demander à plusieurs personnes de signer un document simultanément ou dans un ordre spécifique. “Nous pouvons même être avertis si un bail est en attente de signature et envoyer un rappel à la personne concernée”, explique le cofondateur de cette start‑up.
Plus de 2 000 signatures sont requises chaque mois, et l'automatisation des workflows liés aux contrats réduit le nombre de demandes d'assistance, ce qui signifie que les équipes de Flatlooker peuvent rester mobilisées sur des tâches stratégiques contribuant à la croissance de l'entreprise.
“Nous reproduisons ou améliorons systématiquement les workflows du système précédent, en proposant une expérience de plus en plus fluide à chaque point de contact avec les locataires et les propriétaires. Les contrats sont signés plus rapidement, nous avons moins de questions au fil du processus et nous sommes en mesure de réduire considérablement les besoins d'intervention manuelle et d'assistance.”
La finalisation de contrats de location d'appartement prend généralement environ 30 jours, mais avec HelloSign API, les clients de Flatlooker peuvent signer leur bail en 10 jours seulement. La numérisation des flux de contrats et la réactivité des plateformes aident les propriétaires et les locataires à signer bien plus rapidement.
En automatisant le processus de signature des contrats grâce à l'intégration de HelloSign API dans ses systèmes internes, Flatlooker a considérablement allégé ses tâches administratives et les coûts de gestion associés à l'obtention de plus de 2 000 signatures par mois.
En intégrant HelloSign API à sa plateforme existante, Flatlooker s'est doté d'un système de traçage numérique complet et d'une piste d'audit sécurisée pour les milliers de contrats que cette entreprise traite chaque mois. Désormais, lorsque les organismes de réglementation viennent vérifier que tout fonctionne comme il se doit, il est très facile de prouver que les pratiques recommandées, réglementations et dispositions légales ont bien été respectées.
Bien qu'ayant adopté HelloSign relativement récemment, Flatlooker envisage d'étendre l'utilisation de cette plateforme à toute son activité. “Nous sommes impatients de terminer la migration complète vers HelloSign et d'automatiser tous nos contrats et workflows pour les documents. Cette solution s'est avérée extrêmement utile pour nous permettre d'optimiser nos processus existants, et nous avons hâte de voir comment elle pourra nous aider dans d'autres domaines de l'activité”, déclare Nicolas Goyet.
HelloSign est le moyen le plus simple d'envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes pour les entreprises. Élue deux années de suite numéro 1 pour sa facilité d'utilisation par G2, notre solution de signature électronique permet d'accélérer, de simplifier et de sécuriser vos workflows les plus importants. Inscrivez‑vous pour bénéficier d'une offre d'essai gratuite et commencez à digitaliser votre entreprise.
