Flow Healthcare fait économiser 600 $ par employé à ses clients grâce à HelloSign

Flow Healthcare est un logiciel tout-en-un de gestion clinique et administrative destiné aux équipes de santé. Ses produits optimisent les workflows et réduisent les coûts à tous les niveaux, que ce soit pour le recrutement, la gestion, la formation ou l'engagement.

Image représentant deux médecins qui regardent une tablette debout, l'un à côté de l'autre.

Comment Flow Healthcare utilise HelloSign

Quatre miniatures montrant des formulaires utilisés couramment pour le recrutement des employés, comme des formulaires fiscaux, un consentement à la vérification des antécédents et un formulaire de déclaration des revenus
Image d'une professionnelle de santé interagissant avec une tablette et image montrant l'interface HelloSign au moment où quelqu'un dessine sa signature
Image d'une professionnelle de santé interagissant avec un ordinateur et image de l'interface HelloSign au moment où quelqu'un prépare les champs d'un modèle de document
Quatre miniatures montrant des formulaires utilisés couramment pour le recrutement des employés, comme des formulaires fiscaux, un consentement à la vérification des antécédents et un formulaire de déclaration des revenus
Image de l'interface HelloSign au moment où quelqu'un dessine sa signature
Image de l'interface HelloSign au moment où quelqu'un prépare les champs d'un modèle de document
01

La paperasse, fléau du secteur médical

Pour les clients de Flow Healthcare, embaucher des professionnels de santé et les dispatcher dans les hôpitaux impliquait des heures de travail à vérifier les antécédents et à remplir des papiers en double.

02

Une expérience de signature électronique simplifiée

La numérisation des processus de renseignement et de signature des formulaires a permis d'accélérer la finalisation des consentements importants et la vérification des antécédents.

03

Ne renseignez les informations qu'une seule fois

Grâce aux modèles et au renseignement automatique des informations dans des documents identiques via HelloSign API, Flow Healthcare a réduit la charge de travail consacrée aux tâches administratives pour les professionnels de santé, qui intègrent plus rapidement les hôpitaux.

Plus de détails sur

Flow Healthcare

Le défi
Opportunité

Le recrutement d'un professionnel de santé est un processus complexe

En plus des fichiers habituels liés aux avantages sociaux et aux assurances par exemple, le recrutement d'employés médicaux implique également des fichiers spécifiques contenant des informations importantes (autorisations d'exercer, expérience, formations en cours, suivi de l'activité, erreurs médicales, etc.). En plus des vérifications habituelles menées par l'employeur au niveau national et local, une série de contrôles supplémentaires spécifiques au domaine de la santé est nécessaire.


Et ce n'est pas tout. Pour Beam Healthcare, un client de Flow Healthcare proposant un réseau de professionnels de santé aux hôpitaux distants et aux services de télémédecine en ligne, le recrutement de prestataires prévoyait de multiples formulaires papier à remplir en plusieurs exemplaires. “Lorsque Beam Healthcare recrutait un prestataire, celui-ci devait remplir un formulaire de candidature. Beam Healthcare procédait alors aux vérifications d'usage. Mais pour que ce même prestataire puisse travailler dans trois ou cinq établissements de santé différents, il devait remplir une nouvelle demande de candidature pour chaque établissement qui procédait ensuite à ses propres vérifications. Imaginez la charge administrative que représente toute cette paperasse pour le prestataire et le personnel administratif. Ce processus d'un autre âge est frustrant pour les soignants qui évitent parfois d'être accrédités dans plusieurs établissements. Si nous voulons améliorer l'accès aux soins, il est nécessaire de se concentrer sur la qualité des processus et non pas uniquement sur la hausse du nombre de prestataires”, déclare Sarjoo Patel, PDG de Flow Healthcare. Plus grave : si cet hôpital faisait partie d'un groupe important avec des établissements satellite, le prestataire devait remplir les mêmes documents et subir les mêmes vérifications pour chaque établissement.


L'ensemble du processus de recrutement contraignait les professionnels de santé à renseigner sans cesse les mêmes informations au lieu de pouvoir consacrer ce temps à leurs patients. C'est pour cette raison que Flow Healthcare a eu recours à HelloSign pour simplifier ses procédures administratives.

“Grâce à Flow Healthcare, nous avons économisé 600 $ par employé et avons réduit de 50 % le temps consacré aux tâches administratives pour Beam Healthcare. Tout cela, nous le devons en grande partie à HelloSign et à la façon dont cette solution a automatisé le traitement d'un grand nombre de documents pour nous.”

Sarjoo Patel, PDG, Flow Healthcare
La solution

Des formulaires numériques rapides à ne remplir qu'une fois

Pour réduire le nombre de formulaires que les prestataires doivent remplir lorsqu'ils travaillent dans d'autres hôpitaux, Flow Healthcare a mis en place des modèles automatisés à l'aide de HelloSign API. Comme l'explique Sarjoo Patel : “Une fois que les professionnels de santé sont embauchés, la proposition de valeur de Flow Healthcare et HelloSign pour nos clients du secteur de la santé réside dans la réduction du nombre de documents identiques à remplir. Des modèles sont créés dans Flow Healthcare pour les formulaires de candidature papier dont les hôpitaux ont besoin. Ainsi, lorsqu'un hôpital en fait la demande, ces formulaires sont automatiquement remplis grâce à l'intégration avec HelloSign API qui est connecté à notre base de données. Il suffit au prestataire de lire le document et de le valider. Une fois recruté, il n'a plus aucun autre document papier à remplir”.


Mais tous les établissements de santé ne fonctionnent pas de la même façon. Les modèles de Flow Healthcare doivent donc être flexibles. “Notre abonnement HelloSign permet aux clients de Flow Healthcare de personnaliser leurs modèles. Ils peuvent ainsi importer leurs propres documents PDF et ajouter les champs de données spécifiques dont ils ont besoin. Les clients ont donc la possibilité d'adapter certains de leurs documents de base”, déclare Chance Hammacher, développeur Full Stack chez Flow Healthcare.


En plus d'être rapide et facile à utiliser, Flow Healthcare a fait en sorte d'offrir une expérience utilisateur fluide de bout en bout. “Nous avons été très satisfaits de la fonctionnalité de formulaire intégrée proposée par HelloSign. Elle nous a permis de garder tous nos utilisateurs sur un seul système sans compromettre la sécurité”, poursuit le développeur. “Nous avons choisi la marque blanche HelloSign pour proposer à nos clients une expérience plus personnalisée lorsqu'ils utilisent des signatures électroniques.”


Pour simplifier davantage les procédures administratives médicales, Flow Healthcare a également fait appel à HelloWorks afin d'automatiser la vérification des antécédents, qui prend souvent beaucoup de temps. “Notre principal cas d'usage pour HelloWorks est la vérification des antécédents. Nous envoyons nos demandes par e‑mail ou par SMS avec un message du type : ‘Pourriez-vous remplir ce formulaire pour ce prestataire qui postule pour tel poste’”, explique Sarjoo Patel.


En tant que solution de gestion de l'ensemble du cycle de vie des employés, Flow Healthcare propose également des modèles via HelloWorks pour les documents RH internes. Supposons que vous souhaitiez envoyer un document interne à partir d'un système de déclaration de revenus. Grâce à HelloWorks, Flow Healthcare a également intégré cette fonctionnalité directement dans sa plateforme.


Avec un tel nombre de formulaires et de processus complexes à automatiser, on pourrait s'attendre à ce que l'intégration de l'API HelloSign avec la plateforme de Flow Healthcare demande un certain temps. Mais comme l'observe Chance Hammacher, “l'intégration n'a pas pris longtemps, quelques semaines tout au plus, avec un seul développeur. La documentation était bien faite. Elle comportait des indications claires pour le workflow que nous avons utilisé. Nous avons pu tester notre système facilement et résoudre tous nos problèmes avant de nous lancer avec HelloSign.”


Cette intégration accélérée est arrivée à point nommé pour les clients de Flow Healthcare, en particulier pour Beam Healthcare. Pendant la pandémie, Beam Healthcare a dû recruter et intégrer du personnel soignant rapidement et à grande échelle pour développer son service de télémédecine. “Ils ont dû recruter pour soulager la pression exercée sur les hôpitaux”, explique Sarjoo Patel. Grâce à l'intégration rapide de Flow Healthcare avec l'API HelloSign, 48 heures ont suffi pour que Beam Healthcare effectue ses premières embauches.

Les résultats

Réduction du temps consacré aux tâches administratives de 50 %

L'utilisation de l'API HelloSign pour renseigner automatiquement les documents et réduire le nombre de formulaires à remplir en plusieurs exemplaires par les prestataires a permis au client de Flow Healthcare, Beam Healthcare, de réduire de 50 % le temps que son personnel consacre aux formalités administratives et de réaliser une économie d'environ 600 $ par employé.


Satisfaction des employeurs et des employés

Amy Faust, responsable des activités commerciales, CPMSM & CPCS, explique :

“HelloSign a aidé Flow Healthcare à effectuer les vérifications d'usage, comme la vérification des antécédents, de façon systématique. Cela a permis d'accélérer les délais d'exécution et d'améliorer le bien-être des employés en leur évitant d'avoir à imprimer, remplir, numériser et importer différents documents. Cela a également soulagé les employeurs, car les documents étaient plus faciles à lire et tous les champs obligatoires étaient renseignés dès la première fois.”


Intégration en quelques semaines par un seul développeur

Grâce à une documentation détaillée et facile à suivre et à une équipe d'assistance prête à aider Flow Healthcare en cas de problème, quelques semaines ont suffi pour qu'un développeur intègre à lui seul l'API HelloSign.

L'avenir

Quelle est la suite pour Flow Healthcare ?

Flow Healthcare attire un grand nombre d'équipes médicales, après avoir su convaincre des clients tels que Beam Healthcare, Pivotal Health et CVC Health Care. Depuis le premier jour, Flow Healthcare a limité l'utilisation du papier et prévoit de continuer à éliminer les difficultés liées au papier dans le monde médical.


Vous aimeriez obtenir les mêmes résultats que Flow Healthcare ?

L'intégration de l'API de signature électronique HelloSign est le moyen le plus simple d'optimiser vos workflows grâce à des modèles de signature personnalisés qui renseignent automatiquement les informations dupliquées. Élue n°1 pour sa facilité d'utilisation deux années de suite par G2, la solution de signature électronique HelloSign accélère, facilite et sécurise vos workflows les plus importants.


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Flow Healthcare utilise HelloSign pour simplifier l'intégration et la gestion des employés du secteur de la santé.
Flow Healthcare utilise HelloSign pour simplifier l'intégration et la gestion des employés du secteur de la santé.
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Flow Healthcare fait économiser 600 $ par employé à ses clients grâce à HelloSign

Flow Healthcare est un logiciel tout-en-un de gestion clinique et administrative destiné aux équipes de santé.

Image représentant deux médecins qui regardent une tablette debout, l'un à côté de l'autre.

Flow Healthcare est un logiciel tout-en-un de gestion clinique et administrative destiné aux équipes de santé.

Triangle hachuréTriangle hachuré

Défi

Le recrutement d'un professionnel de santé est un processus complexe

En plus des fichiers habituels liés aux avantages sociaux et aux assurances par exemple, le recrutement d'employés médicaux implique également des fichiers spécifiques contenant des informations importantes (autorisations d'exercer, expérience, formations en cours, suivi de l'activité, erreurs médicales, etc.). En plus des vérifications habituelles menées par l'employeur au niveau national et local, une série de contrôles supplémentaires spécifiques au domaine de la santé est nécessaire.


Et ce n'est pas tout. Pour Beam Healthcare, un client de Flow Healthcare proposant un réseau de professionnels de santé aux hôpitaux distants et aux services de télémédecine en ligne, le recrutement de prestataires prévoyait de multiples formulaires papier à remplir en plusieurs exemplaires. “Lorsque Beam Healthcare recrutait un prestataire, celui-ci devait remplir un formulaire de candidature. Beam Healthcare procédait alors aux vérifications d'usage. Mais pour que ce même prestataire puisse travailler dans trois ou cinq établissements de santé différents, il devait remplir une nouvelle demande de candidature pour chaque établissement qui procédait ensuite à ses propres vérifications. Imaginez la charge administrative que représente toute cette paperasse pour le prestataire et le personnel administratif. Ce processus d'un autre âge est frustrant pour les soignants qui évitent parfois d'être accrédités dans plusieurs établissements. Si nous voulons améliorer l'accès aux soins, il est nécessaire de se concentrer sur la qualité des processus et non pas uniquement sur la hausse du nombre de prestataires”, déclare Sarjoo Patel, PDG de Flow Healthcare. Plus grave : si cet hôpital faisait partie d'un groupe important avec des établissements satellite, le prestataire devait remplir les mêmes documents et subir les mêmes vérifications pour chaque établissement.


L'ensemble du processus de recrutement contraignait les professionnels de santé à renseigner sans cesse les mêmes informations au lieu de pouvoir consacrer ce temps à leurs patients. C'est pour cette raison que Flow Healthcare a eu recours à HelloSign pour simplifier ses procédures administratives.

Triangle hachuréIcône Ouvrir

Simplicité

  • des explications
  • d'utilisation
  • d'administration
Fondée en 2018

Entrée en activité en 2020

Triangle hachuréIcône de globe terrestre

Rapidité

  • la signature des documents est accélérée
  • les délais de réponse sont réduits
  • le workflow de signature est plus transparent
Siège social : Madison, Wisconsin, États-Unis

Solutions

Des formulaires numériques rapides à ne remplir qu'une fois

Pour réduire le nombre de formulaires que les prestataires doivent remplir lorsqu'ils travaillent dans d'autres hôpitaux, Flow Healthcare a mis en place des modèles automatisés à l'aide de HelloSign API. Comme l'explique Sarjoo Patel : “Une fois que les professionnels de santé sont embauchés, la proposition de valeur de Flow Healthcare et HelloSign pour nos clients du secteur de la santé réside dans la réduction du nombre de documents identiques à remplir. Des modèles sont créés dans Flow Healthcare pour les formulaires de candidature papier dont les hôpitaux ont besoin. Ainsi, lorsqu'un hôpital en fait la demande, ces formulaires sont automatiquement remplis grâce à l'intégration avec HelloSign API qui est connecté à notre base de données. Il suffit au prestataire de lire le document et de le valider. Une fois recruté, il n'a plus aucun autre document papier à remplir”.


Mais tous les établissements de santé ne fonctionnent pas de la même façon. Les modèles de Flow Healthcare doivent donc être flexibles. “Notre abonnement HelloSign permet aux clients de Flow Healthcare de personnaliser leurs modèles. Ils peuvent ainsi importer leurs propres documents PDF et ajouter les champs de données spécifiques dont ils ont besoin. Les clients ont donc la possibilité d'adapter certains de leurs documents de base”, déclare Chance Hammacher, développeur Full Stack chez Flow Healthcare.


En plus d'être rapide et facile à utiliser, Flow Healthcare a fait en sorte d'offrir une expérience utilisateur fluide de bout en bout. “Nous avons été très satisfaits de la fonctionnalité de formulaire intégrée proposée par HelloSign. Elle nous a permis de garder tous nos utilisateurs sur un seul système sans compromettre la sécurité”, poursuit le développeur. “Nous avons choisi la marque blanche HelloSign pour proposer à nos clients une expérience plus personnalisée lorsqu'ils utilisent des signatures électroniques.”


Pour simplifier davantage les procédures administratives médicales, Flow Healthcare a également fait appel à HelloWorks afin d'automatiser la vérification des antécédents, qui prend souvent beaucoup de temps. “Notre principal cas d'usage pour HelloWorks est la vérification des antécédents. Nous envoyons nos demandes par e‑mail ou par SMS avec un message du type : ‘Pourriez-vous remplir ce formulaire pour ce prestataire qui postule pour tel poste’”, explique Sarjoo Patel.


En tant que solution de gestion de l'ensemble du cycle de vie des employés, Flow Healthcare propose également des modèles via HelloWorks pour les documents RH internes. Supposons que vous souhaitiez envoyer un document interne à partir d'un système de déclaration de revenus. Grâce à HelloWorks, Flow Healthcare a également intégré cette fonctionnalité directement dans sa plateforme.


Avec un tel nombre de formulaires et de processus complexes à automatiser, on pourrait s'attendre à ce que l'intégration de l'API HelloSign avec la plateforme de Flow Healthcare demande un certain temps. Mais comme l'observe Chance Hammacher, “l'intégration n'a pas pris longtemps, quelques semaines tout au plus, avec un seul développeur. La documentation était bien faite. Elle comportait des indications claires pour le workflow que nous avons utilisé. Nous avons pu tester notre système facilement et résoudre tous nos problèmes avant de nous lancer avec HelloSign.”


Cette intégration accélérée est arrivée à point nommé pour les clients de Flow Healthcare, en particulier pour Beam Healthcare. Pendant la pandémie, Beam Healthcare a dû recruter et intégrer du personnel soignant rapidement et à grande échelle pour développer son service de télémédecine. “Ils ont dû recruter pour soulager la pression exercée sur les hôpitaux”, explique Sarjoo Patel. Grâce à l'intégration rapide de Flow Healthcare avec l'API HelloSign, 48 heures ont suffi pour que Beam Healthcare effectue ses premières embauches.

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Gif du workflow de Pigeon Loans avec intégration de HelloSign API

Avantages

Réduction du temps consacré aux tâches administratives de 50 %

L'utilisation de l'API HelloSign pour renseigner automatiquement les documents et réduire le nombre de formulaires à remplir en plusieurs exemplaires par les prestataires a permis au client de Flow Healthcare, Beam Healthcare, de réduire de 50 % le temps que son personnel consacre aux formalités administratives et de réaliser une économie d'environ 600 $ par employé.


Satisfaction des employeurs et des employés

Amy Faust, responsable des activités commerciales, CPMSM & CPCS, explique :

“HelloSign a aidé Flow Healthcare à effectuer les vérifications d'usage, comme la vérification des antécédents, de façon systématique. Cela a permis d'accélérer les délais d'exécution et d'améliorer le bien-être des employés en leur évitant d'avoir à imprimer, remplir, numériser et importer différents documents. Cela a également soulagé les employeurs, car les documents étaient plus faciles à lire et tous les champs obligatoires étaient renseignés dès la première fois.”


Intégration en quelques semaines par un seul développeur

Grâce à une documentation détaillée et facile à suivre et à une équipe d'assistance prête à aider Flow Healthcare en cas de problème, quelques semaines ont suffi pour qu'un développeur intègre à lui seul l'API HelloSign.

Triangle hachuréIcône de drapeau

Simplification des workflows qui ont permis aux clients de Flow Healthcare d'économiser 600 $ par employé

Triangle hachuré

Réduction du temps consacré aux tâches administratives de 50 % pour le client Beam Healthcare

Quelle est la suite pour Flow Healthcare ?

Flow Healthcare attire un grand nombre d'équipes médicales, après avoir su convaincre des clients tels que Beam Healthcare, Pivotal Health et CVC Health Care. Depuis le premier jour, Flow Healthcare a limité l'utilisation du papier et prévoit de continuer à éliminer les difficultés liées au papier dans le monde médical.


Vous aimeriez obtenir les mêmes résultats que Flow Healthcare ?

L'intégration de l'API de signature électronique HelloSign est le moyen le plus simple d'optimiser vos workflows grâce à des modèles de signature personnalisés qui renseignent automatiquement les informations dupliquées. Élue n°1 pour sa facilité d'utilisation deux années de suite par G2, la solution de signature électronique HelloSign accélère, facilite et sécurise vos workflows les plus importants.


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Flow Healthcare utilise HelloSign pour simplifier l'intégration et la gestion des employés du secteur de la santé.