Flow Healthcare est un logiciel tout-en-un de gestion clinique et administrative destiné aux équipes de santé. Ses produits optimisent les workflows et réduisent les coûts à tous les niveaux, que ce soit pour le recrutement, la gestion, la formation ou l'engagement.
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Simplification des workflows qui ont permis aux clients de Flow Healthcare d'économiser 600 $ par employé
Réduction du temps consacré aux tâches administratives de 50 % pour le client Beam Healthcare
Implémentation réalisée par un seul développeur en seulement quelques semaines
En plus des fichiers habituels liés aux avantages sociaux et aux assurances par exemple, le recrutement d'employés médicaux implique également des fichiers spécifiques contenant des informations importantes (autorisations d'exercer, expérience, formations en cours, suivi de l'activité, erreurs médicales, etc.). En plus des vérifications habituelles menées par l'employeur au niveau national et local, une série de contrôles supplémentaires spécifiques au domaine de la santé est nécessaire.
Et ce n'est pas tout. Pour Beam Healthcare, un client de Flow Healthcare proposant un réseau de professionnels de santé aux hôpitaux distants et aux services de télémédecine en ligne, le recrutement de prestataires prévoyait de multiples formulaires papier à remplir en plusieurs exemplaires. “Lorsque Beam Healthcare recrutait un prestataire, celui-ci devait remplir un formulaire de candidature. Beam Healthcare procédait alors aux vérifications d'usage. Mais pour que ce même prestataire puisse travailler dans trois ou cinq établissements de santé différents, il devait remplir une nouvelle demande de candidature pour chaque établissement qui procédait ensuite à ses propres vérifications. Imaginez la charge administrative que représente toute cette paperasse pour le prestataire et le personnel administratif. Ce processus d'un autre âge est frustrant pour les soignants qui évitent parfois d'être accrédités dans plusieurs établissements. Si nous voulons améliorer l'accès aux soins, il est nécessaire de se concentrer sur la qualité des processus et non pas uniquement sur la hausse du nombre de prestataires”, déclare Sarjoo Patel, PDG de Flow Healthcare. Plus grave : si cet hôpital faisait partie d'un groupe important avec des établissements satellite, le prestataire devait remplir les mêmes documents et subir les mêmes vérifications pour chaque établissement.
The whole onboarding process forced healthcare professionals to painstakingly fill out the same information again and again—time that could be better spent treating patients. That’s when Flow turned to Dropbox Sign to simplify healthcare paperwork.
“With Flow, we managed to cut $600 per employee and reduce administrative time by 50% for Beam Healthcare. And a lot of it has to do with Dropbox Sign and how it automated a lot of documents for us.”
To reduce the number of duplicate forms providers have to complete when working at other hospitals, Flow implemented automated templates using the Dropbox Sign API. As Sarjoo explains, “Once healthcare workers are hired, the real value proposition of Flow and Dropbox Sign for our clients in the healthcare sector is they eliminate the redundancy of documents that need to be filled out. The paper application forms that hospitals need are templated out in Flow. So when a hospital asks for them, they're automatically filled out using the Dropbox Sign API integration which is connected to our database. The provider just reads the document and signs off on it. Once they're onboarded, they don't have to manually fill out additional documents."
But not all medical practices are the same, and that meant Flow’s templates needed flexibility. “Our Dropbox Sign subscription allows Flow’s clients to customize. It lets [Flow users] upload their own PDF documents and add the specific data fields they need. So clients have the ability to customize some of their straightforward documents,” says Chance Hammacher, Full Stack Developer at Flow.
As well as being fast and easy to use, Flow made sure the entire document experience was seamless for its customers. “We were very happy with the embedded form feature that DropboxSign offered. It let us keep all our users on one system while still being secure,” continued Chance. “We went with [Dropbox Sign’s white-labeling] to give our clients a more personalized feeling when they utilize electronic signatures.”
Pour simplifier davantage les procédures administratives médicales, Flow Healthcare a également fait appel à HelloWorks afin d'automatiser la vérification des antécédents, qui prend souvent beaucoup de temps. “Notre principal cas d'usage pour HelloWorks est la vérification des antécédents. Nous envoyons nos demandes par e‑mail ou par SMS avec un message du type : ‘Pourriez-vous remplir ce formulaire pour ce prestataire qui postule pour tel poste’”, explique Sarjoo Patel.
En tant que solution de gestion de l'ensemble du cycle de vie des employés, Flow Healthcare propose également des modèles via HelloWorks pour les documents RH internes. Supposons que vous souhaitiez envoyer un document interne à partir d'un système de déclaration de revenus. Grâce à HelloWorks, Flow Healthcare a également intégré cette fonctionnalité directement dans sa plateforme.
With so many forms and complex processes to automate, it’d be reasonable to think integrating the Dropbox Sign API into Flow’s platform might take a while. But as Chance says, “The integration didn’t take too long, a few weeks at most with a single developer. The documentation was good. It had clear indications for the workflow we used. We were able to test with ease and troubleshoot all of our problems before we went live with Dropbox Sign.”
The speed of the integration couldn’t have come at a better time for Flow’s customers, especially Beam. During the pandemic, Beam needed to hire and onboard clinicians fast and at scale to build out its telemedicine service. “They needed to hire more staff to help ease the pressure on hospitals,” explained Sarjoo. Thanks to Flow’s quick integration with the Dropbox Sign API, Beam was able to onboard staff as quick as 48 hours.
Using the Dropbox Sign API to auto-populate documents and reduce the need for providers to fill in paperwork multiple times helped Flow’s client Beam reduce the time its staff spent on administrative paperwork by 50% and save an estimated $600 per employee.
Amy Faust, responsable des activités commerciales, CPMSM & CPCS, explique :
“Dropbox Sign has helped [Flow] carry out standard reference and verification checks in a systematic manner. That’s led to faster turnaround times and happier employees because they don’t have to print, fill out, scan, and upload documents. It’s also meant happier employers because documents are easier to read and required fields are filled out the first time.”
With detailed, easy-to-follow documentation and a support team at the ready to help Flow through any issues, a single Flow developer was able to integrate the Dropbox Sign API in just a few weeks.
Flow Healthcare attire un grand nombre d'équipes médicales, après avoir su convaincre des clients tels que Beam Healthcare, Pivotal Health et CVC Health Care. Depuis le premier jour, Flow Healthcare a limité l'utilisation du papier et prévoit de continuer à éliminer les difficultés liées au papier dans le monde médical.
Integrating Dropbox Sign’s eSignature API is the easiest way to simplify your workflows with seamless, custom-branded signing and API integrated templates that auto-populate duplicated information. Voted #1 for Ease of Use from G2 two years in a row, Dropbox Sign’s eSignature solution makes your most important workflows faster, easier, and more secure.
