kohlpharma accélère ses workflows de signature

40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.

Image principale représentant une boîte jaune et divers produits pharmaceutiques
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kohlpharma

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HelloSign API

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kohlpharma

Le défi
Opportunité

La plupart des médicaments sont fabriqués en Europe par des entreprises internationales, qui choisissent généralement un site de production central basé dans l'Union européenne. Leur choix s'explique notamment par une fiscalité avantageuse et des salaires plus compétitifs. Les médicaments sont ensuite mis en circulation dans toute l'UE conformément aux conditions du marché de chaque État membre, à des prix généralement moins élevés qu'en Allemagne. kohlpharma profite des coûts réduits dans d'autres pays de l'UE pour proposer des préparations originales sur le marché allemand à des prix attractifs. Ces médicaments originaux sont ensuite réétiquetés ou reconditionnés conformément à la réglementation allemande. Les économies ainsi réalisées favorisent l'équilibre du système de santé, ce qui est bénéfique pour les médecins, les pharmaciens et, surtout, les patients.

Étant donné que le groupe kohlpharma s'approvisionne à partir de stocks excédentaires, il peine parfois à répondre efficacement à la demande. La disponibilité des marchandises et les éventuels problèmes d'approvisionnement échappent parfois au contrôle de l'entreprise. Le département logistique doit notamment veiller au respect des règles de transport des médicaments réfrigérés, tels que l'insuline ou les vaccins, qui doivent être stockés à une température constante comprise entre 2 et 8 °C tout au long de la chaîne logistique. Il est donc d'autant plus important que les processus soient coordonnés de la meilleure façon possible, de l'achat à la livraison finale. Dans cette optique, kohlpharma fait le choix de miser toujours plus sur la numérisation.

Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”

“Un grand nombre de nos utilisateurs travaillent désormais de la maison, ce qui a constitué une sorte de révolution à la fois pour nos collaborateurs en télétravail et pour les personnes chargées de traiter les données électroniques. Je suis ravi d'avoir choisi HelloSign, car cela m'aide à simplifier considérablement le travail des employés à la maison comme au bureau.”

Johannes Reinert
La solution

kohlpharma a d'abord essayé de développer une solution en interne qui engloberait non seulement les signatures électroniques, mais également les workflows associés. Toutefois, un changement de priorités a entraîné des retards dans la réalisation du projet. L'entreprise a donc voulu investir dans la gestion des signatures électroniques. HelloSign s'est imposé comme étant la meilleure solution en raison de sa transparence, de sa simplicité, de sa disponibilité immédiate et de ses cadres contractuels. Le succès de la solution HelloSign entièrement basée dans le cloud et de l'API de signature électronique a rapidement convaincu l'entreprise de réaliser des tests approfondis.

"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert

Les résultats

Un outil rapide et très facile à utiliser

L'interface utilisateur de HelloSign est intuitive. Elle vous guide pas à pas pour veiller à ce que tous les champs pertinents soient remplis et que toutes les signatures requises soient insérées dans les contrats et les formulaires. HelloSign peut être intégré avec tout type d'environnement, y compris avec une identité de marque individuelle. Grâce à cela, kohlpharma a pu rapidement mettre en place le télétravail sans difficultés. De la confirmation orale de la commande à l'implémentation logicielle, le processus complet a pris moins d'une heure.

“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert

De l'analogique au numérique : un avenir sans papier

Les premiers tests ayant dépassé toutes les attentes, kohlpharma planifie déjà l'étape suivante afin d'accélérer les processus métiers et d'améliorer les conditions de travail à l'aide de HelloSign.

Une meilleure transparence en interne

L'objectif consiste à numériser entièrement les workflows documentaires internes, ainsi que le processus de confirmation des formations internes obligatoires. Cela augmentera considérablement la transparence et évitera d'avoir à numériser les documents correspondants ultérieurement. Pour les documents qui doivent être signés par plusieurs parties, les signatures électroniques simplifient le processus tant pour les rédacteurs que pour les signataires.

L'avenir

Une meilleure collaboration en externe

L'annotation et la signature des contrats des fournisseurs seront également numérisées. Les modèles seront unifiés pour l'ensemble des structures de contrats et des accords avec les fournisseurs. Ainsi, à l'avenir, les documents signés par kohlpharma à destination des clients ne pourront être édités qu'avec HelloSign.


Des processus d'assurance qualité toujours plus rapides

Pour les procédures d'exploitation standard, où les processus de production sont soumis à une réglementation stricte, notamment en matière d'assurance qualité et de protection des données, les signatures manuelles seront remplacées par leur équivalent numérique. Aujourd'hui, grâce à ses entrepôts automatisés et à la surveillance transparente de la chaîne logistique à distance, kohlpharma est déjà un pionnier de la numérisation et de l'automatisation dans l'industrie pharmaceutique allemande. Le groupe prévoit de supprimer à court terme autant de processus d'approbation sur papier que possible. Il reste encore du chemin à parcourir, mais HelloSign lui a déjà permis de franchir une étape importante. Les formulaires pourront progressivement être convertis en documents HelloSign, réduisant ainsi le nombre de registres physiques.

As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."

Vous voulez réussir comme kohlpharma ?

Demandez-nous des informations sur HelloSign. HelloSign est un moyen simple pour les entreprises d'envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes. Si vous avez besoin d'aide pour choisir le bon produit HelloSign, planifiez un rendez-vous de démonstration et découvrez comment optimiser les processus de signature de votre entreprise.

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