VolitionRx est une multinationale du secteur médical dont le siège se trouve à Austin, au Texas. Elle possède des bureaux au Royaume-Uni, en Belgique, en Californie et à Singapour. L'entreprise développe des tests sanguins qui détectent la présence de cellules cancéreuses beaucoup plus tôt que les méthodes de dépistage conventionnelles.
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La pandémie de 2020 a révolutionné notre façon de travailler, et les règles de distanciation sociale ont obligé de nombreuses entreprises à passer au télétravail presque du jour au lendemain. Pour la société de biotechnologie VolitionRx, le changement n'a pas été si simple.
Bien qu'elle utilisait déjà Dropbox Business pour connecter ses 60 employés à travers l'Europe, l'Asie et les Amériques, VolitionRx a dû trouver un moyen de garder son laboratoire ouvert, de préserver le contact avec son personnel en télétravail et de respecter la réglementation tout au long de la pandémie.
Comme pour toutes les entreprises du secteur de la santé, la sécurité des données est une priorité pour VolitionRx. La création et la validation de tests de dépistage du cancer basés sur les nucléosomes génèrent quantité de données médicales protégées qui doivent être sécurisées et validées chaque fois qu'elles sont utilisées ou partagées. De plus, l'entreprise étant cotée en bourse à Wall Street, les employés de VolitionRx doivent régulièrement signer à la main toute une série de chartes sur les bonnes pratiques
Le résultat ? Les employés qui travaillent à domicile se sont retrouvés à devoir partager, signer, trier et stocker des contrats juridiques, en particulier les équipes RH et juridiques chargées de veiller à ce que les documents soient tenus à jour tout au long de la pandémie.
Ayant pour objectif de réduire la paperasse, Daniel Halter, responsable informatique du groupe chez VolitionRx, a choisi HelloSign pour digitaliser le processus de signature.
“Nous avions besoin d'une solution de signature électronique reproductible à grande échelle, pouvant être utilisée dans différents fuseaux horaires et différentes langues, et qui ne reposait pas sur des systèmes informatiques sur site difficiles à gérer.”
“HelloSign est utilisable sur tous les appareils, de partout, et à grande échelle. Pour une équipe informatique, c'est le rêve : tout le monde bénéficie de la même expérience, et la maintenance est simple. Cela signifie que nous n'avons pas besoin de changer notre façon de travailler : HelloSign et Dropbox Business s'adaptent à notre évolution.”
Comme l'entreprise utilisait déjà Dropbox Business pour connecter les équipes laborantines et les employés qui travaillent à distance, Daniel ajoute que l'intégration de HelloSign est allée de soi : “Moins on s'éloigne des habitudes d'un employé, plus l'outil sera efficace. En utilisant HelloSign directement depuis Dropbox, nous n'avons plus besoin de passer d'une application à l'autre et nos workflows sont préservés. L'intégralité du processus est simplifiée et intégrée.”
Les employés de VolitionRx utilisent désormais HelloSign pour partager et signer tous les formulaires de publication de données médicales, les chartes des bonnes pratiques et les documents internes. Les documents signés étant automatiquement enregistrés dans Dropbox, les pistes d'audit sont faciles à suivre et le partage de documents avec des organismes externes est simplifié.
Le nouveau workflow cloud est accessible sur tous les appareils et de partout, ce qui le rend simple à utiliser pour les employés et facile à gérer pour les équipes informatiques. La formation à l'outil étant minimale, voire inexistante, l'intégration de HelloSign aux workflows métier existants a été rapide et rentable pour VolitionRx.
“En utilisant HelloSign directement depuis Dropbox, nous n'avons plus besoin de passer d'une application à l'autre et nos workflows sont préservés. La sécurité est améliorée pour l'équipe informatique, les workflows sont plus rapides et les employés consacrent moins de temps à l'administration !”
Selon Daniel Halter, l'intégration de HelloSign avec Dropbox Business a permis aux employés de l'adopter massivement sans avoir à suivre de formation. Il en ressent également les avantages dans son poste : “HelloSign est utilisable sur tous les appareils, de partout, et à grande échelle. Pour une équipe informatique, c'est le rêve : tout le monde bénéficie de la même expérience, et la maintenance est simple. Cela signifie que nous n'avons pas besoin de changer notre façon de travailler : HelloSign et Dropbox Business s'adaptent à notre évolution.”
Tout d'abord utilisé uniquement par l'équipe RH, l'outil s'est développé naturellement dans toute l'entreprise, et Daniel voit déjà comment généraliser l'utilisation de HelloSign à l'avenir.
Pour les autres équipes informatiques qui souhaitent simplifier leurs workflows et continuer à collaborer à distance, voici les conseils de Daniel Halter :
“Les utilisateurs travailleront avec vous si vous les écoutez et que vous leur proposez des solutions simples qui facilitent leur travail. C'est précisément dans ce domaine que HelloSign et Dropbox Business peuvent vous aider.”
“L'objectif est que tous les membres de l'entreprise utilisent HelloSign à l'avenir, en particulier les équipes qui dépendent encore de processus papier, comme le service juridique, par exemple. La sécurité sera améliorée pour l'équipe informatique, les workflows seront plus rapides et les employés consacreront moins de temps à l'administration !”
HelloSign est le moyen le plus simple d'envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes pour les entreprises. Élue deux années de suite numéro 1 pour sa facilité d'utilisation par G2, notre solution de signature électronique permet d'accélérer, de simplifier et de sécuriser vos workflows les plus importants. Inscrivez-vous pour bénéficier d'une offre d'essai gratuite et commencez à digitaliser votre entreprise.
