Politique de confidentialité de HelloSign

Date de publication : 13 novembre 2020

Date d'entrée en vigueur : 13 décembre 2020

Introduction

Le respect de votre vie privée est important. C'est pourquoi JN PROJECTS Inc., une entreprise de l'État du Delaware opérant sous le nom de HelloSign ("HelloSign"), a créé la Politique de confidentialité suivante pour que vous ayez connaissance des informations que nous collectons lorsque vous consultez notre Site, des finalités de cette collecte d'informations et de l'utilisation que nous en faisons. La présente Politique de confidentialité décrit les pratiques de collecte et d'utilisation de données de HelloSign. Les termes "vous", "votre", "vos" et "Client" font référence au client/à l'acheteur utilisant notre Site. Les termes "HelloSign", "nous", "notre" et "nos" font référence à HelloSign et ses filiales et sociétés affiliées. La présente Politique de confidentialité est régie par nos Conditions d'utilisation (les "Conditions"). Les termes "Site", "Site Web", "Application", "Produit" et "Service" font référence aux sites Web et aux services fournis par HelloSign. La présente Politique de confidentialité ne s'applique pas aux sites Web et applications de tiers que vous pouvez utiliser, y compris ceux qui sont associés à nos Services. Vous êtes prié de consulter les conditions et politiques applicables aux sites Web et applications de tiers avant de cliquer sur un lien.

HelloSign fournit des services de signature électronique à la demande qui permettent notamment d'importer, d'afficher, de diffuser, de recevoir et d'accuser réception de documents à signer électroniquement. HelloSign fournit également le Service HelloWorks, qui permet de simplifier les workflows complexes grâce aux services d'automatisation de documents et de signature électronique intégrée. Nous proposons également des interfaces de programmation d'application (les API) qui vous permettent d'intégrer facilement des services de signature électronique intégrée ou d'automatisation de workflows/documents dans votre site Web, application et d'autres propriétés. Enfin, HelloSign propose également un service de télécopie électronique, qui permet d'importer, d'afficher, de diffuser et de recevoir des fax sans passer par un télécopieur traditionnel grâce à notre service HelloFax.


1. Informations que nous collectons

Informations que vous nous fournissez. Lors de votre inscription pour accéder aux Services HelloSign ou de leur utilisation, nous collectons les informations personnelles que vous nous fournissez. Par exemple, lorsque vous créez un compte HelloSign, vous pouvez être amené à nous transmettre votre nom, votre nom de compte, votre pseudonyme, des informations liées à votre emploi (si vous utilisez le compte professionnel d'un employeur), votre adresse e‑mail et un mot de passe, votre numéro de téléphone, votre adresse postale et une image électronique de votre signature (les "Informations sur le compte").

Vous pouvez aussi être amené à nous fournir des informations personnelles concernant d'autres personnes lorsque vous utilisez notre Service, comme lorsque vous envoyez ou recevez une demande de signature/transaction de workflow, lorsque vous partagez des informations sur ces transactions ou demandez à d'autres personnes de signer des documents électroniquement ("Votre contenu"). Vous pouvez également nous autoriser à accéder à vos contacts ("Contacts") pour faciliter l'exécution de certaines opérations telles que le partage et la collaboration avec d'autres personnes, l'envoi de messages et l'invitation d'autres utilisateurs à utiliser les Services. Les informations de Contacts peuvent comprendre des informations personnelles telles que le vrai nom, un pseudonyme ou une adresse e‑mail. Si vous acceptez de partager vos informations de Contacts avec nous, nous les stockerons sur nos serveurs pour vous permettre de les utiliser.

Informations que nous collectons automatiquement. Nous collectons les informations liées à votre utilisation des Services, y compris sur les actions que vous effectuez dans votre compte, telles que le partage, la modification, la consultation, la création et la signature de documents ("Informations sur l'utilisation"). Ces informations nous servent à assurer, améliorer et promouvoir nos Services et à protéger les utilisateurs HelloSign. Nous collectons également des informations à partir et à propos des appareils dont vous vous servez pour accéder aux Services. Celles-ci incluent les adresses IP, les identifiants personnels uniques ou identifiants en ligne, le type de navigateur et l'appareil que vous utilisez, la page Web que vous avez consultée avant de venir sur nos sites et les identifiants associés à vos appareils ("Informations sur les appareils"). En fonction du paramétrage de vos appareils, ceux-ci peuvent également transmettre des données de géolocalisation aux Services. Par exemple, nous utilisons les informations sur les appareils pour détecter tout abus et identifier et résoudre les bugs.

Informations que nous collectons auprès de tiers. Nous pouvons être amenés à partager et/ou collecter des informations supplémentaires à votre sujet auprès de tiers, principalement pour nous aider à assurer et améliorer les Services que nous proposons afin qu'ils s'adaptent davantage à vos besoins. Nous collectons des informations telles que votre historique ou vos tendances d'achat ou de consommation, y compris les produits ou services achetés, obtenus ou envisagés ("Informations commerciales"). Par exemple :

  • Analyses : nous utilisons des services comme Google Analytics et Heap qui utilisent des cookies et d'autres technologies de suivi pour recueillir des données d'utilisation qui nous permettent d'améliorer nos produits et services.
  • Publicité : nous utilisons certaines fonctionnalités de publicité de Google, comme les rapports Google Analytics sur les performances démographiques et les centres d'intérêt, ainsi que le remarketing. Des fournisseurs tiers, dont Google, peuvent afficher des publicités HelloSign sur des sites Internet. Vous pouvez désactiver la personnalisation des annonces à tout moment ici (adssettings.google.com/). HelloSign et les fournisseurs tiers, notamment Google, utilisent des cookies internes et tiers pour sélectionner, optimiser et diffuser des publicités basées sur les visites antérieures d'un utilisateur sur notre site Web.
  • Nous collaborons avec des tiers pour gérer notre publicité sur d'autres sites. Nos partenaires tiers peuvent utiliser des cookies ou des technologies similaires pour vous proposer des publicités basées sur votre activité de navigation et vos centres d'intérêt. Si vous souhaitez désactiver la personnalisation des annonces en fonction de vos centres d'intérêt, cliquez sur www.aboutads.info/choices [ou si vous résidez dans un pays de l'Union européenne, cliquez sur www.youronlinechoices.eu]. Notez que vous pouvez continuer à recevoir des publicités génériques.
  • Mobile : nous utilisons un logiciel d'analyse de données mobiles pour mieux comprendre le fonctionnement de notre logiciel mobile sur votre téléphone. Ce logiciel peut enregistrer des informations telles que votre fréquence d'utilisation de l'application, les événements qui se produisent dans l'application, l'utilisation cumulée, les données de performance et l'emplacement à partir duquel l'application a été téléchargée. Nous n'associons pas les informations que nous stockons dans le logiciel d'analyse avec les informations personnelles que vous envoyez via l'application.

Informations que nous collectons et traitons en votre nom. L'utilisation des informations collectées par le biais de notre service est limitée à la finalité pour laquelle vous avez engagé HelloSign. Lorsque vous utilisez nos Services, nous traitons et stockons certaines informations en votre nom en tant que sous-traitant de données. Par exemple, lorsqu'un client importe des documents pour consultation ou signature, nous agissons en tant que sous-traitant de données et traitons les informations pour le compte du client et conformément à ses instructions. Dans cette situation, le client est le responsable du traitement des données et assume la responsabilité de la plupart des aspects du traitement des informations. HelloSign reconnaît que vous avez le droit d'accéder à vos informations personnelles. HelloSign n'entretient aucune relation directe avec les personnes dont il traite les données personnelles. Une personne qui souhaite accéder à ses données ou qui souhaite les corriger, les modifier ou les supprimer doit adresser ses questions aux clients de HelloSign (le responsable du traitement des données). Si nous recevons une demande de suppression de données, nous y répondrons dans un délai raisonnable. Pour toute question ou préoccupation concernant le traitement des informations dans ces cas précis, y compris concernant l'exercice de vos droits en tant que personne concernée, nous vous invitons à contacter le client concerné.

Cookies et autres technologies. Nous utilisons des technologies telles que des cookies et des balises Web (plus d'informations disponibles ici : www.dropbox.com/terms/cookies) pour assurer, améliorer, protéger et promouvoir nos Services. Par exemple, les cookies nous aident à mémoriser votre nom d'utilisateur pour votre prochaine visite, à comprendre vos interactions avec nos Services et à améliorer ces derniers en fonction des renseignements recueillis. Nous pouvons également avoir recours à des fournisseurs de services tiers qui utilisent des cookies et des technologies similaires pour promouvoir les Services HelloSign.

HelloSign et ses partenaires utilisent des cookies ou des technologies similaires pour analyser les tendances, gérer le site Web, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site Web et pour recueillir des informations démographiques sur notre base d'utilisateurs. Vous pouvez gérer l'utilisation des cookies au niveau de chaque navigateur, mais si vous choisissez de les désactiver, cela peut limiter votre utilisation de certaines fonctionnalités ou caractéristiques de notre site Web ou de nos Services. Pour gérer les cookies Flash, cliquez ici (www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html).

Nous ne reconnaissons pas les signaux "Ne pas suivre" émis par les navigateurs et nous n'y répondons pas.

2. Utilisation de vos informations

Nous pouvons utiliser les informations que nous collectons par le biais de nos produits pour plusieurs raisons, notamment pour :

  • assurer, améliorer, protéger et promouvoir nos produits et services ;
  • configurer votre ou vos comptes ;
  • vous envoyer des rapports sur votre utilisation du service, y compris pour des achats ou d'autres événements ;
  • comprendre la façon dont vous utilisez nos produits et personnaliser votre expérience ;
  • vous envoyer des communications marketing (en fonction de vos préférences d'abonnement) ;
  • enregistrer les détails de vos demandes de signature électronique, workflows et autres transactions (tels que la date ou l'heure d'ouverture, de signature et l'emplacement où ces opérations ont été effectuées) ;
  • assurer un service d'assistance client ;
  • répondre à vos demandes et requêtes ;
  • répondre aux questions ou résoudre les problèmes concernant nos produits et services ;
  • prévenir les abus avec les produits et services que nous proposons ; et
  • réaliser d'autres objectifs légitimes dont nous informerons nos utilisateurs et clients.

Nous pouvons également combiner les informations que nous collectons (ou qui nous sont fournies d'une autre manière) par le biais d'une agrégation et d'autres moyens afin de limiter l'identification d'un individu particulier pour nous aider à atteindre nos objectifs commerciaux (tels que la recherche et le marketing).

Nous permettons à nos utilisateurs de profiter gratuitement de certains de nos Services. Cette gratuité est rendue possible par le fait qu'un certain nombre d'utilisateurs souscrivent des Services payants. Si vous vous inscrivez à nos Services, nous vous enverrons, de temps en temps, des informations sur les mises à niveau disponibles. Les utilisateurs qui reçoivent ces communications marketing peuvent se désabonner à tout moment. Si vous ne souhaitez pas recevoir un type de message marketing spécifique de notre part, cliquez sur le lien de désabonnement disponible dans les e‑mails correspondants ou contactez-nous en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous (si vous utilisez les coordonnées, indiquez votre nom complet, votre adresse e‑mail et toute autre information pertinente qui peut être nécessaire pour que nous puissions vous répondre).Veuillez noter que ce désabonnement aux communications marketing n'a aucun impact sur les avis transactionnels ou opérationnels que nous pourrions avoir besoin de vous envoyer.

Nous contactons parfois des personnes qui ne possèdent pas de compte HelloSign. Pour les destinataires qui résident au sein de l'UE, nous faisons en sorte d'obtenir votre autorisation avant de vous contacter (ou nous demandons à nos partenaires tiers de le faire). Si vous recevez un e‑mail et que vous ne souhaitez plus être contacté par HelloSign, vous pouvez vous désabonner et vous retirer de notre liste de contacts directement à partir du message.

Cadre légal pour le traitement de vos informations. Nous collectons et utilisons les données personnelles décrites ci-dessus afin de vous fournir les Services de manière fiable et sécurisée, mais aussi pour répondre aux besoins légitimes de notre activité. Dans les cas où nous traitons vos données personnelles à d'autres fins, nous demandons votre consentement au préalable ou demandons à nos partenaires d'obtenir ledit consentement.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus amples informations concernant le cadre légal sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section "Nous contacter" ci-dessous.

3. Partage de vos informations

Nous ne vendons pas vos informations. Nous pouvons partager vos informations personnelles comme décrit ci-dessous :

  • Revendeurs et autres fournisseurs de services tiers : nous pouvons être amenés à partager vos informations avec des tiers avec lesquels nous travaillons à des fins commerciales dans le cadre de la fourniture de nos Services et des services d'assistance. Ces tiers fournissent des services tels que l'authentification, la facturation et les recouvrements, l'assistance client ou le stockage de données. Nous concluons des accords juridiquement contraignants avec ces fournisseurs de services tiers qui protègent vos informations personnelles et interdisent à ces fournisseurs d'utiliser vos informations à leurs propres fins. Ces tiers (https://www.hellosign.com/subprocessors) ont accès à vos informations pour réaliser des tâches en notre nom. Nous restons responsables du traitement de vos informations par ces tiers conformément à nos instructions.
  • Au cours des 12 derniers mois et selon les modalités énoncées ci-dessus, HelloSign a collecté et divulgué auprès de revendeurs et fournisseurs de services tiers les catégories d'informations personnelles suivantes :
  • Informations sur le compte : il s'agit de vos informations d'identification, par exemple, votre vrai nom, votre pseudonyme, votre identifiant personnel unique ou votre identifiant en ligne. Il peut également s'agir de toute autre information personnelle telle que votre adresse postale, votre adresse de protocole Internet (adresse IP), votre adresse e‑mail, votre nom de compte ou des identifiants similaires.
  • Informations commerciales : il peut s'agir de votre historique ou vos tendances d'achat ou de consommation, y compris les produits ou services achetés, obtenus ou envisagés.
  • Votre contenu : données que vous et vos utilisateurs décidez de saisir dans les champs des formulaires HelloSign et HelloWorks que vous créez et/ou remplissez.
  • Contacts : il s'agit des informations d'identification de contacts auxquelles vous avez choisi de nous donner accès, comme un vrai nom, un pseudonyme ou une adresse e‑mail.
  • Informations sur l'utilisation : il s'agit des informations liées à votre utilisation des Services. Étant donné que HelloSign fournit des services en ligne, cela peut inclure des informations sur l'activité sur Internet ou sur d'autres réseaux électroniques, comme des informations concernant votre interaction avec des sites Web, des applications ou des publicités.
  • Informations sur les appareils : informations sur les appareils spécifiques que vous utilisez pour accéder aux Services, qui peuvent comprendre des Informations sur l'utilisation ou des informations spécifiques aux appareils, telles qu'un identifiant en ligne ou une adresse de protocole Internet (adresse IP), ou des données de géolocalisation.
  • Cookies et autres technologies : technologies telles que les cookies et les balises Web. Ces technologies peuvent permettre de collecter des identifiants en ligne, une adresse IP ou d'autres identifiants similaires, ainsi que des Informations sur l'utilisation.
  • Autres sociétés Dropbox : HelloSign partage une infrastructure, des systèmes et une technologie avec d'autres sociétés détenues ou gérées par Dropbox, Inc. ("Sociétés Dropbox") pour assurer, améliorer, protéger et promouvoir les services fournis par les Sociétés Dropbox. Dans toutes les Sociétés Dropbox, vos informations sont traitées à ces fins, dans le cadre autorisé par la loi applicable et conformément à leurs conditions et politiques.
  • Respect des lois, sécurité et transactions commerciales : nous pouvons divulguer vos informations à des tiers si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire afin de (a) nous conformer aux lois, à la réglementation, aux procédures judiciaires ou aux demandes émanant des autorités ; (b) protéger toute personne contre des dommages corporels graves, voire la mort ; (c) lutter contre la fraude ou les atteintes portées à HelloSign ou à nos utilisateurs ; (d) protéger les droits, la propriété, la sécurité ou les intérêts de HelloSign ; ou (e) exécuter une mission effectuée dans l'intérêt public.
  • À d'autres personnes avec votre consentement (par exemple, pour satisfaire vos demandes de fax ou de signature).
  • Autres utilisateurs : nos Services rendent visibles des informations telles que vos nom, image de profil, appareil, adresse e‑mail et informations sur l'utilisation à d'autres utilisateurs avec lesquels vous collaborez ou choisissez de partager vos contenus. Si vous créez un compte HelloSign avec une adresse e‑mail sur un domaine appartenant à votre employeur ou à votre organisation, nous nous réservons le droit de rendre certaines de vos informations de base (telles que votre nom, celui de votre équipe, votre image de profil et votre adresse e‑mail) visibles par d'autres utilisateurs sur le même domaine, afin d'aider vos collaborateurs et vos administrateurs à vous trouver et à trouver votre équipe. Cette procédure nous permet de vous suggérer des équipes à rejoindre, et aide les autres utilisateurs à partager des fichiers et des documents avec vous.
  • Si vous choisissez d'accepter les mises à jour ou les communications marketing de HelloSign, nous vous enverrons des mises à jour et des offres par e‑mail ou nous vous enverrons des informations sur tout(e) autre service ou fonctionnalité.

4. Conservation des informations

Nous conserverons vos informations personnelles pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique de confidentialité, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi, pour des raisons juridiques, fiscales ou réglementaires, ou pour d'autres fins légitimes.

En l'absence de besoin commercial légitime et permanent de traiter vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes ou, si cela n'est pas possible (si vos informations personnelles ont été stockées dans des archives de sauvegarde, par exemple), nous les stockerons en lieu sûr et empêcherons tout traitement ultérieur jusqu'à ce qu'elles puissent être supprimées.

5. Protection de vos informations

La sécurité de vos informations personnelles est notre priorité. Nous respectons les normes communément admises pour la protection des informations personnelles que nous recevons, pendant leur transmission et après leur réception. Pour toute question concernant la sécurité de vos informations personnelles, contactez-nous à l'adresse legal@hellosign.com.

6. Vos choix concernant vos informations

Si vous en faites la demande par écrit (l'envoi d'un e‑mail suffit), HelloSign vous indiquera si nous détenons certaines de vos informations personnelles, pour quelle finalité commerciale ou professionnelle nous avons collecté celles-ci, les types de sources auprès desquelles nous les avons recueillies et les types de tiers avec lesquels nous les avons partagées. Vous pouvez envoyer une demande d'accès aux données, une demande de suppression de vos données personnelles ou vous opposer au traitement de vos informations personnelles en vous connectant à votre compte ou en nous contactant en utilisant les coordonnées ci-dessous. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable. Vous ne ferez pas l'objet de discrimination de notre part pour avoir exercé l'un de ces droits.

7. Informations concernant des mineurs

Ce site et nos Services ne s'adressent pas aux mineurs et ne sont pas destinés à être utilisés par des mineurs. Nous ne collectons pas sciemment des informations auprès de mineurs et nous ne leur demandons aucune information. Nous n'autorisons pas sciemment les mineurs à utiliser nos Services. Toute personne fournissant ses informations à HelloSign par le biais de la page de connexion au compte pour les nouveaux clients, de la page d'inscription ou de toute autre partie du Site HelloSign déclare avoir atteint l'âge légal (18 ans ou plus ou l'âge légal défini dans votre pays de résidence) et avoir la capacité nécessaire pour accepter les présentes Conditions. Si nous découvrons que nous avons recueilli des informations auprès d'un mineur sans l'autorisation de ses parents ou de son ou ses tuteurs légaux, nous les supprimerons. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous si vous pensez avoir fourni à HelloSign des informations sur un mineur sans l'autorisation de ses parents ou de son ou ses tuteurs légaux.

8. LIEUX DE STOCKAGE, TRAITEMENT ET TRANSMISSION DE VOS INFORMATIONS

Généralités. En utilisant les Services HelloSign, vous reconnaissez et acceptez que : (i) vos informations seront traitées comme décrit dans la présente Politique de confidentialité ; et (ii) vous consentez à ce que vos informations soient transférées à nos installations aux États-Unis ou dans d'autres pays, y compris celles de tiers comme décrit dans la présente Politique de confidentialité.

Partout dans le monde. Afin d'assurer la prestation de nos Services, nous pouvons stocker, traiter et transmettre des données aux États-Unis et à d'autres endroits du monde, y compris en dehors de votre pays. Des données peuvent également être stockées localement sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux Services.

Transferts de données.Pour le transfert de données provenant de l'Union européenne, de l'espace économique européen, du Royaume-Uni et de la Suisse, HelloSign s'appuie sur plusieurs mécanismes juridiques, y compris les contrats conclus avec ses clients et ses sociétés affiliées, les clauses contractuelles types et les décisions d'adéquation de la Commission européenne de certains pays, le cas échéant.

Cadres Privacy Shield UE-États-Unis et Suisse-États-Unis.HelloSign respecte les cadres Privacy Shield établis entre les États-Unis et l'Union européenne et entre les États-Unis et la Suisse. Ces cadres ont été établis par le département du Commerce des États-Unis concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des données personnelles transférées vers les États-Unis à partir de l'Union européenne, de l'espace économique européen, du Royaume-Uni et de la Suisse, bien que HelloSign ne s'appuie pas sur les cadres Privacy Shield UE-États-Unis et Suisse-États-Unis en tant que base juridique pour les transferts de données personnelles. HelloSign a attesté auprès du département du Commerce que la société adhérait aux principes du Privacy Shield concernant ces données. Pour en savoir plus sur le Privacy Shield, consultez le site www.privacyshield.gov.

La société HelloSign est soumise au contrôle de la Federal Trade Commission des États-Unis. JAMS est une organisation indépendante, basée aux États-Unis, qui est responsable de l'examen et de la résolution des plaintes relatives à notre conformité avec le Privacy Shield. Vous avez accès à ses services gratuitement. Nous vous demandons de nous envoyer au préalable ce type de plainte à l'adresse legal@hellosign.com. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, veuillez contacter JAMS via le site www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield. Dans l'éventualité où JAMS ne répondrait pas à votre demande, vous pourrez éventuellement demander un arbitrage exécutoire, tel que défini dans le Privacy Shield et ses principes.

Notre représentant de l'EEE.  Dropbox International a été désigné en tant que représentant HelloSign au sein de l'EEE en matière de protection des données, conformément à l'article 27 du Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne. Vous pouvez contacter Dropbox International pour toute question relative au traitement des Données personnelles. Pour ce type de demande, nous vous prions de contacter Dropbox International par e‑mail à l'adresse privacy@dropbox.com. S'il n'est pas en mesure de répondre à vos questions, vous pouvez contacter votre autorité de contrôle de la protection des données locale à tout moment pour poser vos questions ou faire une réclamation.

9. Modifications de la présente politique

Si nous modifions sensiblement nos politiques et procédures en matière de confidentialité, nous publierons ces modifications afin de vous tenir au courant des informations que nous recueillons, de la manière dont nous les utilisons et des circonstances dans lesquelles nous pouvons les divulguer. Les modifications apportées à la présente Politique de confidentialité entrent en vigueur dès qu'elles sont affichées sur cette page. Lorsque nous apportons d'importantes modifications à la politique, nous mettons à jour la "date d'entrée en vigueur" en haut de cette page et nous pouvons également vous informer de cette modification par e‑mail ou via tout autre avis mis en évidence sur ce site ou sur le Service.

10. Nous contacter

Pour toute question ou préoccupation concernant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos informations, vous pouvez nous contacter en envoyant un e‑mail à l'adresse legal@hellosign.com.